Términos y condiciones para clínicas veterinarias

1. Partes y aceptación

El servicio lo presta Tu Mascota ID, con los datos de identificación y contacto que aparecen en tumascotaid.com/terminos (en adelante, "Tu Mascota ID" o "nosotros"). El canal oficial para notificaciones es hello@tumascotaid.com.

La Clínica acepta estos términos al marcar la casilla de aceptación en la plataforma. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez (Ley 527 de 1999, art. 14). Guardamos la versión aceptada, la fecha, la hora, la persona que aceptó y la dirección IP.

2. Definiciones

• Plataforma: el software en la nube de Tu Mascota ID, con su panel para clínicas, la página pública de cada clínica, las reservas en línea y la aplicación para familias.
• Usuarios de la Clínica: las personas a las que la Clínica da acceso (administrador, veterinarios y asistentes), cada una con su propio usuario.
• Familias: los propietarios o responsables de las mascotas atendidas por la Clínica. Son los titulares de los datos personales.
• Datos de la Clínica: la información que la Clínica y sus usuarios registran en la Plataforma, incluida la historia clínica de sus pacientes.
• Plan: la modalidad de suscripción contratada, con su precio y lo que incluye.

3. Objeto del servicio

Tu Mascota ID concede a la Clínica una licencia de uso no exclusiva, intransferible y por el tiempo de la suscripción para usar la Plataforma, que incluye, según el Plan: agenda y reservas en línea, historia clínica electrónica, recetas y consentimientos, recordatorios a las familias, hospitalización, caja y facturación electrónica a través de un proveedor tecnológico autorizado, página web pública de la Clínica y gestión de placas de identificación.

La Plataforma es una herramienta. Las decisiones clínicas, los diagnósticos, las prescripciones y los procedimientos son responsabilidad exclusiva de los profesionales de la Clínica.

4. Usuarios, roles y credenciales

• Los Planes vigentes incluyen usuarios ilimitados: la Clínica puede crear los usuarios de administrador, veterinario y asistente que necesite, sin costo adicional. Si en el futuro un Plan fija un número de usuarios, lo avisaremos con la antelación prevista en estos términos y no afectará el periodo ya pagado.
• Cada usuario es personal e intransferible. Está prohibido compartir claves: la bitácora de la historia clínica identifica a la persona que registró cada dato.
• El administrador asigna los roles y responde por ellos. Los asistentes no pueden registrar consultas ni prescribir (Ley 576 de 2000, art. 38).
• La Clínica responde por el uso que hagan sus usuarios y por transmitirles el deber de reserva sobre la historia clínica (Ley 576 de 2000, art. 59).
• La Clínica debe desactivar de inmediato a los usuarios que dejen de trabajar con ella y avisarnos si sospecha un acceso no autorizado.

5. Precio, periodo de prueba, facturación y pago

• El precio del Plan es el publicado en la Plataforma al momento de contratar, más los impuestos que correspondan.
• El periodo de prueba gratuito dura los días indicados al registrarse. Al terminar, la Clínica decide si contrata; sin pago, el acceso se suspende sin borrar los datos.
• La suscripción es mensual [o anual] y se renueva automáticamente al final de cada periodo, con cobro a través de la pasarela de pagos elegida por la Clínica. La renovación automática y el cobro recurrente se aceptan de forma expresa y separada al contratar. Antes de cada renovación avisamos por correo.
• No hay permanencia mínima ni penalidad por cancelar. La Clínica puede cancelar en cualquier momento desde la Plataforma o por correo, sin más requisitos que los que tuvo para contratar; la cancelación tiene efecto al terminar el periodo ya pagado y no se cobran periodos siguientes.
• Los datos de las tarjetas los guarda la pasarela de pagos; Tu Mascota ID no los almacena.
• Avisamos con al menos 30 días de anticipación cualquier cambio de precio. Si la Clínica no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el cambio aplique.
• Emitimos factura electrónica por cada cobro.
• Si un pago no se puede cobrar, avisamos y reintentamos. Si sigue pendiente después de [10] días, el acceso se suspende hasta que se pague; los datos se conservan según la sección 15.

6. Obligaciones de la Clínica

• Usar la Plataforma conforme a la ley y a estos términos, y registrar información veraz.
• Cumplir las normas de su actividad: ejercicio profesional y ética (Ley 576 de 2000 y Ley 073 de 1985), normas del ICA, del Fondo Nacional de Estupefacientes cuando aplique, de bienestar animal y de facturación de la DIAN.
• Obtener y conservar la autorización de las familias para tratar sus datos (Ley 1581 de 2012, art. 9) y registrarla en la Plataforma cuando se le solicite.
• Revisar y ajustar los textos de consentimientos, recetas y avisos que la Plataforma ofrece como plantilla.
• Responder por el contenido de su página pública (textos, fotos, precios, horarios) y por tener los derechos sobre ese contenido.
• No usar la Plataforma para enviar publicidad no autorizada ni para contactar a las familias fuera de los horarios y canales que permite la ley.
• No registrar como titulares de cuenta o responsables de una mascota a menores de 18 años.
• No intentar acceder a datos de otras clínicas, vulnerar la seguridad ni hacer ingeniería inversa del software.

7. Obligaciones de Tu Mascota ID

• Mantener la Plataforma disponible de forma razonable y avisar con anticipación los mantenimientos programados.
• Aplicar medidas de seguridad técnicas y administrativas razonables: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, bitácora y copias de seguridad diarias.
• Tratar los Datos de la Clínica solo para prestar el servicio, según el Anexo 1.
• Dar soporte por los canales publicados. Para resolver una solicitud de la Clínica, su equipo de soporte puede consultar los Datos de la Clínica en los términos del Anexo 1, sección A1.5.
• Avisar los cambios relevantes de la Plataforma y de estos términos.

8. Historia clínica

La historia clínica es obligatoria, privada y reservada (Ley 576 de 2000, art. 61). Para protegerla, la Plataforma aplica estas reglas:

• Quien registró una consulta, vacuna o desparasitación puede corregirla durante 24 horas; cada corrección queda en la bitácora con el valor anterior y el nuevo.
• Después solo admite aclaraciones con fecha, hora y autor.
• Nada se borra: los registros se anulan con motivo y siguen visibles.
• La bitácora registra quién abre cada ficha y qué se registra, corrige, anula o aclara.
• El perfil público que se abre al escanear una placa muestra solo lo que la familia decide publicar; la historia clínica nunca se publica.

La Clínica es la titular de la información de la historia clínica y responde por su contenido. Recomendamos conservarla al menos cinco años desde la última atención (Tribunal Nacional de Ética Profesional, 2018).

9. Consentimientos y firma electrónica

La Plataforma permite que las familias firmen consentimientos en la pantalla o en papel, y registra quién firmó, cuándo, la IP y una huella del documento que deja ver cualquier cambio posterior (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012, compilado en el Decreto 1074 de 2015).

La Clínica define el texto de cada consentimiento y responde por informar a la familia los riesgos, alternativas y costos del procedimiento (Ley 576 de 2000, arts. 26 a 28). Recomendamos conservar también el original en papel de los documentos más delicados.

10. Facturación electrónica de la Clínica

• La Clínica es la obligada a facturar a sus clientes y responde por sus datos tributarios, su habilitación ante la DIAN y sus resoluciones de numeración.
• La emisión se hace a través del proveedor tecnológico autorizado por la DIAN que integra la Plataforma (hoy, Soluciones Alegra S.A.S.). La Clínica acepta las condiciones de ese proveedor en lo que le apliquen.
• Tu Mascota ID no responde por rechazos de la DIAN originados en datos de la Clínica ni por fallas del proveedor tecnológico o de la DIAN, sin perjuicio de ayudar a resolverlos.

11. Comunicaciones a las familias

La Plataforma envía en nombre de la Clínica confirmaciones de citas, recordatorios de citas, vacunas, controles y desparasitaciones, documentos y avisos de hospitalización. Por WhatsApp y SMS solo se envían a quienes dieron permiso expreso; por correo se envían los mensajes propios del servicio.

Salvo que la Clínica conecte su propio número de WhatsApp (sección 20), los mensajes por WhatsApp salen desde la línea de Tu Mascota ID, a nombre de la Clínica. Las respuestas de las Familias llegan a Tu Mascota ID. Cuando la Familia confirma la cita con el botón del mensaje, la cita queda confirmada y Tu Mascota ID le avisa a la Clínica; cuando pide cambiarla o cancelarla, también le avisa a la Clínica, por WhatsApp o por correo. Para lo demás, le da a la Familia el contacto de la Clínica. Fuera de esos avisos, Tu Mascota ID no reenvía a la Clínica el contenido de esas conversaciones.

Los recordatorios de citas salen 24 horas antes de la cita; los de vacunas, controles y desparasitaciones, a las 8:00 a. m., hora de Colombia. Los correos incluyen una forma sencilla de dejar de recibirlos, y los mensajes de WhatsApp, un botón para no recibir más.

La Clínica no usará estas herramientas para publicidad sin autorización de la familia. Si envía mensajes promocionales, responde por su contenido y por cumplir el horario y la opción de baja que exige la Ley 2300 de 2023, art. 5.

12. Protección de datos personales

• Datos de las Familias registrados por la Clínica: la Clínica es la responsable del tratamiento y Tu Mascota ID es encargada, según el contrato de transmisión del Anexo 1 (Decreto 1377 de 2013, art. 25, compilado en el Decreto 1074 de 2015).
• Datos de la Clínica y de sus usuarios (contacto, facturación, uso de la Plataforma): Tu Mascota ID es responsable y los trata según su política de privacidad publicada en tumascotaid.com/privacidad.
• Familias que crean o usan su propia cuenta en la aplicación (por ejemplo, para activar una placa, reservar una cita en línea o consultar a sus mascotas): Tu Mascota ID es responsable de los datos de esa cuenta según su política de privacidad, y su equipo puede consultarlos para darles soporte. La historia clínica y lo demás que registre la Clínica siguen siendo responsabilidad de la Clínica.
• La Clínica debe tener su propia política de tratamiento y aviso de privacidad. La Plataforma le ofrece un aviso de privacidad con sus datos, que la Clínica debe revisar.
• Tu Mascota ID no usa los datos de las Familias registrados por la Clínica para fines propios, como enviarles publicidad de Tu Mascota ID o de terceros.
• Tu Mascota ID designa como área de protección de datos a su equipo de soporte, en hello@tumascotaid.com (Decreto 1377 de 2013, art. 23).

13. Propiedad intelectual

• El software, la marca Tu Mascota ID, los diseños y los textos de la Plataforma son de Tu Mascota ID o de sus licenciantes. Estos términos no transfieren ningún derecho sobre ellos.
• Los Datos de la Clínica son de la Clínica. La Clínica autoriza a Tu Mascota ID a usarlos solo para prestar el servicio y, de forma agregada y anónima, para estadísticas y mejora del producto.
• La Clínica autoriza a Tu Mascota ID a mostrar en su página pública y en el directorio de clínicas el nombre, logo, fotos y datos que ella publique, mientras la página esté publicada.

14. Limitación de responsabilidad

• Tu Mascota ID no responde por las decisiones clínicas, diagnósticos, tratamientos o resultados de la atención, ni por el contenido que la Clínica registre o publique.
• No responde por interrupciones causadas por fuerza mayor, caso fortuito, fallas de internet o de terceros proveedores fuera de su control, ni por el uso indebido de credenciales por parte de usuarios de la Clínica.
• En los demás casos, la responsabilidad total de Tu Mascota ID se limita al valor pagado por la Clínica en los [doce] meses anteriores al hecho, y no comprende el lucro cesante ni los perjuicios imprevisibles (Código Civil, arts. 1604 y 1616).
• Esta limitación no aplica en caso de dolo o culpa grave (Código Civil, arts. 63 y 1522) ni en los casos en que la ley no la permita.

15. Suspensión, terminación y entrega de datos

• La Clínica puede terminar en cualquier momento cancelando la suscripción.
• Tu Mascota ID puede suspender o terminar el servicio por incumplimiento grave de estos términos, uso ilícito o falta de pago, con aviso previo salvo urgencia de seguridad.
• Al terminar, la Clínica puede pedir durante [60] días la exportación de sus datos en formato electrónico de uso común. Pasado ese plazo, suprimimos los datos, salvo los que la ley obligue a conservar.
• Recordamos a la Clínica que la conservación de la historia clínica es su responsabilidad; por eso debe exportarla antes de que venza el plazo.

16. Confidencialidad

Cada parte mantendrá reservada la información confidencial de la otra a la que tenga acceso por la relación, durante la vigencia y hasta [cinco] años después, salvo que la ley o una autoridad competente exijan revelarla.

17. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Los cambios relevantes se avisan con al menos [15] días de anticipación por correo y en la Plataforma, y requieren una nueva aceptación del administrador de la Clínica. Si la Clínica no acepta, puede cancelar sin penalidad.

18. Ley aplicable, conflictos y notificaciones

• Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
• Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante [30] días y, si no lo logran, podrán acudir a conciliación o a los jueces competentes de [ciudad].
• Las notificaciones se hacen por correo electrónico: a la Clínica, al correo de su administrador; a Tu Mascota ID, a hello@tumascotaid.com.

19. Cesión y divisibilidad

• La Clínica no puede ceder su posición sin autorización de Tu Mascota ID. Tu Mascota ID puede ceder estos términos, con aviso previo a la Clínica, a una sociedad que controle o constituya su titular para continuar prestando el servicio en las mismas condiciones.
• Si alguna cláusula resulta ineficaz o nula, las demás siguen vigentes.

20. Conexión opcional del número de WhatsApp de la Clínica

La Clínica puede conectar su propio número de WhatsApp Business a su panel de Tu Mascota ID para enviar y recibir desde allí los mensajes de sus clientes. La conexión es opcional y se hace mediante el registro integrado de Meta ("Embedded Signup"), en el que la Clínica elige si pasa el número por completo a la WhatsApp Business Platform (Cloud API) o si sigue usando al mismo tiempo la aplicación WhatsApp Business en su teléfono ("coexistencia"), y si autoriza compartir sus contactos y hasta seis (6) meses de historial previo de conversaciones individuales.

• Consentimiento de los clientes: la Clínica solo escribirá por WhatsApp a personas que le hayan dado su autorización previa para ser contactadas por ese medio, conservará prueba de ella y respetará de inmediato las solicitudes de no recibir más mensajes.
• Políticas de WhatsApp: la Clínica debe cumplir los Términos de WhatsApp Business (https://www.whatsapp.com/legal/business-terms), la Política de Mensajería de WhatsApp Business (https://business.whatsapp.com/policy) y la Política Comercial de WhatsApp (https://www.whatsapp.com/legal/commerce-policy), además de la ley colombiana, incluida la Ley 2300 de 2023 para mensajes promocionales.
• Contenido: la Clínica es la única responsable del contenido de los mensajes que envíe y de las plantillas que cree o use desde su número.
• Cobros de Meta: los cargos que Meta aplique por los mensajes enviados desde el número de la Clínica los factura Meta directamente al medio de pago que la Clínica registre en su WhatsApp Manager. Tu Mascota ID no cobra esos cargos, salvo acuerdo distinto por escrito.
• Seguridad y desconexión: los tokens de acceso que Meta entrega al conectar el número se guardan cifrados y solo se usan para prestar este servicio. La Clínica puede desconectar su número en cualquier momento desde su panel; al hacerlo, Tu Mascota ID deja de enviar y recibir mensajes por él.
• Suspensión: Tu Mascota ID puede suspender la conexión si la Clínica hace un uso indebido de ella, incumple estos términos o las políticas de WhatsApp, o si Meta restringe o suspende la cuenta o el número de la Clínica, con aviso a la Clínica salvo urgencia.
• Datos personales: la Clínica es la responsable del tratamiento de las conversaciones de su número y Tu Mascota ID actúa como encargado, según el Anexo 1. Tu Mascota ID no usa esas conversaciones para fines propios, no las vende, no las usa para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Los mensajes también pasan por Meta, que los trata según sus propios términos y política de privacidad.
• Al terminar la suscripción, las conversaciones se entregan y suprimen como los demás Datos de la Clínica (sección 15). Si la Clínica solo desconecta su número, puede pedir que se eliminen las conversaciones guardadas y se hará dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo que la ley obligue a conservarlas.

Anexo 1. Contrato de transmisión de datos personales

Este anexo regula el tratamiento que Tu Mascota ID (el Encargado) hace por cuenta de la Clínica (la Responsable) de los datos personales de las Familias, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, art. 25 (compilado en el art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

A1.1 Objeto y alcance del tratamiento

• Datos tratados: identificación y contacto de las Familias (nombre, documento, teléfono, correo, dirección), datos de sus mascotas, historia clínica, citas, documentos, firmas, comprobantes de pago y permisos de comunicación. Si la Clínica conecta su número de WhatsApp (sección 20), también las conversaciones de ese número: número de teléfono, nombre del perfil de WhatsApp, identificador de usuario asignado por WhatsApp, contenido y archivos de los mensajes, fechas y estados de entrega y lectura y, solo si la Clínica lo autoriza al conectarlo, sus contactos y hasta seis (6) meses de historial previo de conversaciones individuales.
• Finalidades, todas por cuenta de la Clínica: alojar la historia clínica, gestionar la agenda y las reservas, enviar confirmaciones, recordatorios y documentos, emitir facturas, y las demás funciones de la Plataforma que la Clínica use.
• Operaciones: recolección a través de la Plataforma, almacenamiento, consulta, actualización, envío de comunicaciones, copia de seguridad y supresión.
• Vigencia: la de la suscripción, más el plazo de entrega de datos de la sección 15.

A1.2 Obligaciones del Encargado

• Tratar los datos solo según las instrucciones de la Clínica y para las finalidades autorizadas, sin usarlos para fines propios.
• Dar aplicación a las obligaciones de la Clínica bajo la política de tratamiento fijada por ella, y tratar los datos de acuerdo con la finalidad que los titulares autorizaron y con las leyes aplicables.
• Dar tratamiento, a nombre de la Clínica, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, y cumplir los deberes del art. 18 de esa ley.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos: cifrado, control de acceso por roles, bitácora de accesos y cambios, y copias de seguridad.
• Guardar confidencialidad sobre los datos y exigirla a su personal y a sus subencargados.
• Trasladar a la Clínica, en cuanto las reciba, las consultas y reclamos que le lleguen de los titulares, y apoyarla para atenderlos dentro de los plazos de ley (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15).
• Aplicar las actualizaciones, rectificaciones y supresiones que informe la Clínica dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibirlas, y marcar los datos con «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» cuando la Clínica lo indique (Ley 1581 de 2012, art. 18).
• Dar acceso a los datos solo a las personas que lo necesiten para prestar el servicio.
• Informar a la Clínica, sin dilación y a más tardar en [48] horas desde que lo conozca, cualquier incidente de seguridad que afecte los datos, con la información disponible para que la Clínica lo gestione, y reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, como encargado.
• Designar una persona o área que atienda los asuntos de protección de datos (Decreto 1377 de 2013, art. 23).
• Al terminar, devolver los datos a la Clínica y suprimirlos según la sección 15, salvo obligación legal de conservarlos.

A1.3 Obligaciones de la Responsable

• Obtener y conservar la autorización de las Familias y entregarles el aviso de privacidad.
• Contar con una política de tratamiento de la información.
• Dar al Encargado solo datos cuyo tratamiento esté autorizado y mantenerlos actualizados.
• Atender las consultas y reclamos de los titulares e informar al Encargado lo que deba aplicar.
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos si está obligada (Decreto 090 de 2018).

A1.4 Subencargados y transmisión internacional

La Clínica autoriza al Encargado a apoyarse en estos proveedores, que tratan los datos solo para prestar su servicio:

• Supabase Inc. (base de datos y almacenamiento) — Estados Unidos.
• Vercel Inc. (alojamiento de la aplicación) — Estados Unidos.
• Resend (envío de correos) — Estados Unidos.
• Meta Platforms, Inc. y WhatsApp LLC (WhatsApp Business Platform), para los mensajes que salen por la línea de WhatsApp de Tu Mascota ID y, si la Clínica lo conecta, por su propio número — Estados Unidos.
• Proveedor de mensajes de texto (SMS), cuando esté activo — [por definir].
• Soluciones Alegra S.A.S. y Alanube (facturación electrónica) — Colombia.
• Google (mapas y direcciones) y Cloudflare (protección contra bots) — Estados Unidos.

Estados Unidos está entre los países con nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017). Por existir este contrato, la transmisión no requiere informar a cada titular ni pedir su consentimiento (Decreto 1377 de 2013, art. 24).

El Encargado exige a cada subencargado obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este anexo, y avisará a la Clínica antes de incorporar uno nuevo que trate datos de las Familias.

A1.5 Consultas del equipo de soporte

• Cuando la Clínica o uno de sus usuarios pida ayuda por los canales de soporte, la Clínica autoriza al personal de soporte del Encargado a consultar los Datos de la Clínica que hagan falta para resolver esa solicitud, incluida la historia clínica solo cuando la solicitud lo requiera.
• La consulta se limita a lo necesario para atender la solicitud, la hace únicamente personal del Encargado sujeto a confidencialidad y no se usa para ningún otro fin.
• Sin una solicitud de la Clínica, el Encargado no consulta los datos de sus pacientes ni de sus Familias, salvo para atender un incidente de seguridad, corregir una falla de la Plataforma o cumplir una orden de autoridad competente.
• Cada consulta queda en un registro que no se puede borrar, con la persona, la fecha y lo consultado. La Clínica puede pedir el registro de las consultas hechas a sus datos.

A1.6 Verificación

La Clínica puede solicitar información razonable sobre las medidas de seguridad y el cumplimiento de este anexo. El Encargado responderá en un plazo de [15] días hábiles.